Внутренний контроль в системе управления организацией

Внутренний контроль собственной финансово-хозяйственной деятельности осуществляется самим экономическим субъектом. Им занимаются соответствующие подразделения или должностные лица организаций.

Внутреннему контролю присуща двойственность. С одной стороны, он носит непрерывный характер, так как присутствует на каждой стадии функционирования хозяйственной системы в момент выполнения каждой хозяйственной операции, с другой - периодичный характер, поскольку реализуется через контрольные действия специально созданных управленческих структур (органов). В первом случае каждый работник реализует контрольные функции на своем рабочем месте, и, конечно, такого рода контроль нельзя проводить внешним контролирующим органам. Во втором - контроль осуществляется через лиц, чьими трудовыми обязанностями он является, и реализуется таким образом через функцию управления.

Основные требования к организации системы внутреннего контроля:

- подконтрольность каждого субъекта внутреннего контроля, работающего в организации. В должностных инструкциях необходимо предусматривать следующее условие: выполнение контрольных функций каждого субъекта должно быть подконтрольно на предмет качества другому субъекту внутреннего контроля без какого бы то ни было дублирования. В надлежащем исполнении контрольных функций такими субъектами внутреннего контроля, как председатель правления, президент, вице-президент, главный исполнительный директор, неисполнительный директор, главный аудитор, главный контроллер, председатель ревизионной комиссии заинтересованы прежде всего владельцы организации. Поэтому деятельность перечисленных выше субъектов должна контролироваться собственниками организации посредством услуг независимых экспертов различного профиля, в том числе внешних аудиторов;

• ущемление интересов. Необходимо создавать специальные условия, при которых любые отклонения ставят какого-либо работника или подразделение организации в невыгодное положение и побуждают их к регулированию «узких мест»;
• недопущение концентрации прав первичного контроля в руках одного лица. Сосредоточение первичного контроля в одних руках может привести к недостоверному учету в интересах данного лица;
• заинтересованность администрации. Функционирование системы внутреннего контроля не может быть эффективным без честности, должной заинтересованности и участия должностных лиц управления;
• компетентность, добросовестность и честность субъектов внутреннего контроля. Если персонал организации, в служебные функции которого входит осуществление контроля, не обладает этими характеристиками, то даже идеально организованная система внутреннего контроля не сможет быть эффективной;
• приемлемость (пригодность) методологии внутреннего контроля. Ставящиеся перед центрами ответственности контрольные цели и задачи должны быть рациональными. Необходимо целесообразное распределение контрольных функций. Программы внутреннего контроля и применяемые методы должны быть целесообразными;
• непрерывность развития и совершенствования. Со временем даже самые прогрессивные методы управления устаревают. Система внутреннего контроля должна быть построена таким образом, чтобы можно было гибко ее «настраивать» на решение новых задач, возникающих в результате изменения внутренних и внешних условий функционирования организации, и обеспечивать возможность ее расширения и модернизации;
• приоритетность. Абсолютный контроль над обычными незначительными операциями (например, мелкими расходами) не имеет смысла и только отвлекает силы от более важных задач. Но если высшее руководство считает, что какие-либо области деятельности организации имеют стратегическое значение, то в каждой такой области обязательно должен быть налажен контроль, даже если эта область с трудом поддается измерению по принципу «затраты - эффект»;
• исключение ненужных процедур в проведении контроля. Контроль необходимо организовывать рационально, так как это часто связано с дополнительными затратами труда и средств;
• оптимальная централизация (или адекватности оргструктуры). Оргструктура должна соответствовать размерам и степени сложности организации;
• единичная ответственность. Каждая отдельная контрольная функция должна быть закреплена только за одним центром ответственности. Во избежание безответственности недопустимо закрепление отдельной функции за двумя или несколькими центрами ответственности. Но закрепление нескольких контрольных функций за одним центром ответственности вполне допустимо;
• потенциальное функциональное замещение. Временное выбытие отдельных субъектов внутреннего контроля не должно прерывать контрольные процедуры. Для этого каждый работник (субъект внутреннего контроля) должен уметь выполнять контрольную работу вышестоящего, нижестоящего и одного-двух работников своего уровня во избежание потери адекватной связи с объектом контроля за время их отсутствия;
• регламентация. Эффективность функционирования системы внутреннего контроля прямо связана с тем, насколько подчинена регламенту контрольная деятельность в организации. Насколько деятельность подчинена четкому регламенту - настолько можно ожидать от нее успеха;
• взаимодействие и координация. Контроль должен осуществляться на основе четкого взаимодействия всех подразделений и служб организации. Необходима четкая координация их усилий для решения поставленных задач контроля.

Организация системы внутреннего контроля в общем случае находится под воздействием следующих факторов:

• отношение руководства к внутреннему контролю;
• внешние условия функционирования предприятия, его размеры, оргструктура, масштабы и виды деятельности;
• количество и региональная неоднородность месторасположения обособленных подразделений или дочерних компаний;
• стратегические установки, цели и задачи;
• степень механизации и компьютеризации деятельности;
• ресурсное обеспечение;
• уровень компетентности кадрового состава.

Внутренний контроль может быть организован как:

• постоянно действующая ревизионная комиссия (ревизор), избираемая и принимаемая ежегодно на общем собрании акционеров для утверждения годовой отчетности;
• служба внутреннего аудита, подотчетная непосредственно наблюдательному совету предприятия;
• группа контроля.