Организация хранения бухгалтерских документов

С момента заведения и до передачи в архив или уничтожения после истечения сроков временного хранения документы организации должны храниться в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования. Дела хранятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих от пыли и воздействия солнечного света.

Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Министерство юстиции Республики Беларусь утвердило Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения. В перечне содержатся все виды бухгалтерских и иных документов, подлежащих хранению в течение определенного срока, а также указаны конкретные сроки хранения таких документов.

Например, главой 12 «Бухгалтерский учет и отчетность» Перечня установлено, что первичные учетные документы, явившиеся основанием для бухгалтерских записей, и приложения к ним (кассовые, бухгалтерские документы, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.) должны храниться в течение трех лет после проведения налоговой проверки; учетные документы (книга учета доходов и расходов, книга учета товаров (готовой продукции) и др.) должны храниться в течение трех лет после проведения налоговой проверки, и т. д.
Оформленные и законченные делопроизводством дела передаются на хранение в архив бухгалтерии. Для архива бухгалтерии выделяется специальное отдельное, оборудованное полками и шкафами помещение, закрываемое на ключ. Ключ хранится у работника, на которого главным бухгалтером возлагаются обязанности по ведению текущего архива бухгалтерии. Этот же работник отвечает за сохранность сданных документов, выдает документы из архива во временное пользование и готовит их для дальнейшей передачи в архив организации.

Хранилища архива должны иметь естественную или искусственную вентиляцию, запасной выход, электро- и противопожарное оборудование, отвечающее требованиям пожарной безопасности Республики Беларусь для архивов и не должны иметь труб газо- и водоснабжения, канализации.

Выдача первичных документов, учетных регистров и других документов, хранящихся в архиве бухгалтерии, работникам бухгалтерии и других структурных подразделений производится только по распоряжению главного бухгалтера после регистрации в специальном журнале.

Выемка документов из дел, как правило, не допускается. Тем не менее в отдельных случаях главный бухгалтер может дать разрешение на выемку. При этом на место изъятого документа необходимо положить лист-заместитель, в котором указывается: когда, кому и на какой срок выдан документ. По возвращении документа лист-заместитель изымается.

При необходимости дело может быть выдано во временное пользование целиком. В этом случае заполняется и помещается на место выданного экземпляра карта-заместитель, в которой указывается номер дела, дата и срок выдачи, должностное лицо- получатель, проставляются подписи в получении и приеме (после возвращения) документа. По возвращении дела карта-заместитель изымается.