поиск по сайту

Организация хранения бухгалтерских документов


С момента заведения и до передачи в архив или уничтожения после истечения сроков временного хранения документы организации должны храниться в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования. Дела хранятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих от пыли и воздействия солнечного света.

Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Министерство юстиции Республики Беларусь утвердило Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения. В перечне содержатся все виды бухгалтерских и иных документов, подлежащих хранению в течение определенного срока, а также указаны конкретные сроки хранения таких документов.

Например, главой 12 «Бухгалтерский учет и отчетность» Перечня установлено, что первичные учетные документы, явившиеся основанием для бухгалтерских записей, и приложения к ним (кассовые, бухгалтерские документы, извещения банков, квитанции, накладные, авансовые отчеты и др.) должны храниться в течение трех лет после проведения налоговой проверки; учетные документы (книга учета доходов и расходов, книга учета товаров (готовой продукции) и др.) должны храниться в течение трех лет после проведения налоговой проверки, и т. д.
Оформленные и законченные делопроизводством дела передаются на хранение в архив бухгалтерии. Для архива бухгалтерии выделяется специальное отдельное, оборудованное полками и шкафами помещение, закрываемое на ключ. Ключ хранится у работника, на которого главным бухгалтером возлагаются обязанности по ведению текущего архива бухгалтерии. Этот же работник отвечает за сохранность сданных документов, выдает документы из архива во временное пользование и готовит их для дальнейшей передачи в архив организации.

Хранилища архива должны иметь естественную или искусственную вентиляцию, запасной выход, электро- и противопожарное оборудование, отвечающее требованиям пожарной безопасности Республики Беларусь для архивов и не должны иметь труб газо- и водоснабжения, канализации.

Выдача первичных документов, учетных регистров и других документов, хранящихся в архиве бухгалтерии, работникам бухгалтерии и других структурных подразделений производится только по распоряжению главного бухгалтера после регистрации в специальном журнале.

Выемка документов из дел, как правило, не допускается. Тем не менее в отдельных случаях главный бухгалтер может дать разрешение на выемку. При этом на место изъятого документа необходимо положить лист-заместитель, в котором указывается: когда, кому и на какой срок выдан документ. По возвращении документа лист-заместитель изымается.

При необходимости дело может быть выдано во временное пользование целиком. В этом случае заполняется и помещается на место выданного экземпляра карта-заместитель, в которой указывается номер дела, дата и срок выдачи, должностное лицо- получатель, проставляются подписи в получении и приеме (после возвращения) документа. По возвращении дела карта-заместитель изымается.





Если Вам необходимо написание реферата, курсовой или дипломной работы по данной теме, Вы можете

Позвонить:

Ещё из раздела Бухгалтерский учёт и дело

    Впервые практические учетные книги двойной бухгалтерии появились в Италии в конце XIII в. Объяснение понятия «двойная бухгалтерия» вызывало споры. Большинство считало, что двойная запись дала название двойной бухгалтерии. Итальянская двойная ...
      Первым теоретиком бухгалтерии был Бенедетто Котрульи, написавший в 1458 г. работу «О торговле и совершенном купце», которая была издана лишь через 115 лет. В этой книге есть глава «О купеческой бухгалтерии», где автор описывает систему ведения учета ...
        Первые найденные на территории Франции документы бухгалтерской отчетности датируются 1297 г. Они принадлежат двум итальянским купцам, братьям Реньеро и Бальдо Фини, торговавшим на известнейшей средневековой ярмарке в Шампани. Это были простейшие ...
          Каждая хозяйственная операция вызывает изменение в балансе по двум статьям. Статьи баланса для учета изменений заменены соответствующими счетами, поэтому каждая хозяйственная операция должна отражаться на двух счетах. Такая одновременная запись ...
            Под документооборотом понимается путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив. Рационально организованный документооборот предполагает наличие минимального разрыва во времени между совершением хозяйственной ...
              В Республике Беларусь соответствии с Инструкцией по бухгалтерскому учету доходов и расходов от 30.09.2011 г. № 102 доходы – увеличение экономических выгод в течение отчетного периода путем увеличения активов или уменьшения обязательств, ...
                Одним из обязательных разделов курсовой или дипломной работы по таким предметам как бухгалтерский учёт, анализ и аудит является раздел «Задачи». Рассмотрим задачи бухгалтерского учёта, анализа и аудита основных средств. Задачи ...
                  Для проведения инвентаризаций предусматривается создание инвентаризационной комиссии. В крупных организациях для проведения инвентаризаций создаются рабочие инвентаризационные комиссии и постоянно действующая центральная инвентаризационная комиссия. ...
                    Инвентаризация - это определенная последовательность практических действий по документальному подтверждению наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации с целью обеспечения достоверности данных учета и отчетности. С помощью ...
                      Самой ранней формой учета была староитальянская. Ее описание дано в трактате «О счетах и записях», написанном в 1494 г. известным итальянским математиком JI. Пачоли. В нем он писал, что для легкости и удобства ведения учета требуются три книги: ...
                        Высокий профессионализм бухгалтера должен дополняться высоким моральным обликом. В соответствии с данным постулатом в июле 1996 г. Международная федерация бухгалтеров приняла Кодекс этики профессиональных бухгалтеров, который представляет собой свод ...
                          Общее методологическое руководство бухгалтерским учетом в Республике Беларусь осуществляется: Министерством финансов, Министерством по налогам и сборам, Национальным статистическим комитетом и другими отраслевыми органами управления. ...




                          © 2006-2023 ИП Антонович А.С.
                          +375-29-5017588
                          +375-29-1438110
                                                  
                          zavtrasessiya.com

                          Сайт работает на платформе Nestorclub.com