Номенклатура дел, ее значение и содержание

Делопроизводство в бухгалтерии организуется на основе единой номенклатуры дел, установленной в организации. Номенклатура дел представляет собой систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения. Она необходима для быстрого поиска документов по их виду и содержанию.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. Она является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами и утверждается руководителем предприятия.

В организациях, имеющих устойчивую структуру, номенклатура дел строится по структурному принципу; у не имеющих устойчивой структуры - по структурно-функциональному или функциональному принципу.

Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности организации. В первой графе номенклатуры дел проставляется индекс, состоящий из обозначения структурного подразделения (или направления деятельности), и порядкового номера дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения (участка, направления деятельности). Система индексов может быть трех видов: цифровая, буквенная и смешанная.
Для ведения делопроизводства бухгалтерии целесообразно предусмотреть:

• постановления, приказы, распоряжения вышестоящих органов;
• копии приказов руководителя организации по основной деятельности;
• копии приказов руководителя организации по личному составу;
• должностные инструкции работников бухгалтерии;
• штатное расписание;
• годовой бухгалтерский отчет;
• квартальные и месячные отчеты, представляемые инспекции Министерства по налогам и сборам, Фонду социальной защиты населения, внебюджетным фондам, органам статистики;
• договоры, контракты, соглашения;
• акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности;
• отчеты кассира с приложениями;
• выписки банка с приложениями;
• авансовые отчеты;
• путевые листы;
• товарно-транспортные накладные на отпуск материальных ценностей.