Организация делопроизводства в учетно-финансовой работе

Совокупность работ, связанных с регистрацией документов, их классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.

Бухгалтерский труд основан на использовании первичных документов, ведь они необходимы для документального подтверждения доходов и расходов предприятия. Несмотря на то, что законодательство довольно полно регламентирует порядок работы с бухгалтерскими документами, бухгалтерия, как и любое другое структурное подразделение организации, должна иметь свое делопроизводство, которое бы обеспечивало наиболее оптимальную технологию обработки документации.

Так как бухгалтерия представляет собой структурное подразделение предприятия, то обычно организация делопроизводства в бухгалтерии осуществляется по аналогии с организацией делопроизводства самой фирмы. Однако если в отношении последней эти функции берет на себя служба документационного обеспечения управления, канцелярия либо общий отдел, то в бухгалтерии вопросами делопроизводства занимается обычно группа бухгалтерского делопроизводства, численный состав которой зависит от объема работ по документационному обеспечению деятельности бухгалтерии, а также квалификации персонала.

В этом случае разрабатывается положение о группе делопроизводства, в котором определяются все организационные вопросы данной структурной единицы, существующей в составе бухгалтерии, ее цели, задачи, участки работы, функции, а также вопросы ответственности и порядок взаимодействия делопроизводителей с исполнителями - сотрудниками самой бухгалтерии. После этого на основе общей инструкции по делопроизводству разрабатывается аналогичная инструкция для бухгалтерского делопроизводственного персонала.
Параллельно с этим разрабатываются и должностные инструкции, которыми будут руководствоваться сотрудники делопроизводственной группы бухгалтерии.