Документооборот и его роль в рациональной организации бухгалтерского учета

Под документооборотом понимается путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив. Рационально организованный документооборот предполагает наличие минимального разрыва во времени между совершением хозяйственной операции и получением необходимых обобщенных сведений, а также участие в нем минимально необходимого числа подразделений и исполнителей.

Рациональный документооборот на предприятии в значительной мере обеспечивается планированием движения первичных учетных документов в соответствии с графиком.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер, и впоследствии он утверждается приказом руководителя.

График документооборота способствует улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня оперативности и автоматизации работ. Он может быть оформлен в виде схемы или перечня выполняемых каждым подразделением организации (конкретным исполнителем) работ по созданию, проверке и обработке документов с указанием связи между ними и сроков выполнения работ.
График документооборота содержит:

• наименование, номер и код форм первичного учета и регистров бухгалтерского и налогового учета, применяемых организацией при осуществлении хозяйственной деятельности;
• фамилию, имя, отчество и должность лица, составившего документ;
• фамилию, имя, отчество должностного лица, ответственного за своевременное и качественное оформление документа, достоверность содержащихся в нем данных, передачу документа в установленные сроки соответствующему подразделению и (или) бухгалтерии организации;
• дату составления и представления документа;
• фамилию, имя, отчество должностных лиц, осуществляющих последующий контроль за заполнением и представлением документа;
• сроки хранения документа.

В целях повышения эффективности управления, ужесточения контроля за совершением хозяйственных операций в графике документооборота по усмотрению организации может приводиться и другая информация.

Работники организации выписывают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика с указанием документов, относящихся к сфере деятельности исполнителя, сроков их представления и подразделений организации, которым представляются эти документы.