Проверка расчетов с подотчетными лицами

Целью проверки расчетов с подотчетными лицами является установление законности и правильности расчетов с подотчетными лицами.

Основными задачами проверки расчётов с подотчетными лицами являются:

• установление правильного и целевого использования подотчетных сумм;

• выявление незаконных и экономически нецелесообразных расходов, осуществляемых наличными денежными средствами;
• соблюдение установленного порядка возмещения командировочных расходов.

Источниками информации при проверке данных хозяйственных операций являются: приказы и распоряжения по организации, авансовые отчеты с приложенными к ним оправдательными документами об использовании подотчетных сумм, отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми документами, Главная книга, баланс организации, данные аналитического и синтетического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Проверку достоверности обязательств по расчетам с подотчетными лицами начинают с установления тождества учетных и отчетных данных по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В случае обнаружения несоответствия данных необходимо определить величину отклонений и их причины.

Расчеты с подотчетными лицами проверяются, как правило, сплошным способом. При этом устанавливается:

• соблюдение правил выдачи авансов;
• своевременность предоставления авансовых отчетов и документальная обоснованность использования подотчетных сумм;
• целесообразность и законность использования подотчетных сумм;
• соблюдение установленного в законодательном порядке предельного размера расчетов наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования;
• порядок погашения оправдательных документов с целью предотвращения их повторного использования;
• соблюдение правомерности выделения НДС во всех первичных документах, подтверждающих расходы;
• своевременность возврата неиспользованных сумм;
• обоснованность и правильность авансовых отчетов по служебным командировкам в пределах Республики Беларусь и за границу;
• обоснованность произведенных через подотчетное лицо представительских расходов;
• правильность составления корреспонденции счетов по операциям с подотчетными лицами.

Подтвердив сальдо, задолженности по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», проверяющий приступает непосредственно к документальной проверке хозяйственных операций по расчетам с подотчетными лицами.
В процессе контроля необходимо проверить законность и целесообразность возмещения командировочных расходов.

Проверка расчетов с подотчетными лицами по командировкам предполагает:

• признание факта служебной командировки;
• проверку обоснованности и правильности расходов, связанных с командировкой.

Проверяя авансовые отчеты по командировкам, ревизор (аудитор) устанавливает наличие командировочного удостоверения с указанием цели командировки с соответствующими отметками о выбытии и прибытии; первичных документов, подтверждающих расходы. Авансовые отчеты должны быть утверждены руководителем организации.

Проверка отражения в учете расчетов с подотчетными лицами проводится прослеживанием записей корреспондирующих счетов в авансовых отчетах и регистре по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Затраты на командировки, связанные с производственной деятельностью, включаются в себестоимость и отражаются на счетах учета затрат с выделением сверхнормативных расходов для налогового учета.

Нарушения, встречающиеся в практике учета расчетов с подотчетными лицами, делятся на две группы:

• допускаемые администрацией организации;
• возникающие по вине подотчетных лиц при недосмотре или попустительстве администрации.

К первой группе нарушений относятся:

• отсутствие утвержденного списка лиц, которым могут выдаваться подотчетные суммы на хозяйственно-операционные нужды;
• выдача денег в под отчет работникам, не предусмотренным в списке;
• выдача подотчетных сумм работникам, имеющим задолженность по ранее полученным авансам;
• скрытое кредитование работников путем выдачи им авансов без всякой потребности;
• несвоевременное принятие мер к принудительному взысканию задолженности подотчетного лица по невозвращенному в кассу остатку подотчетных сумм и др.

Ко второй группе нарушений относятся:

• несвоевременное предоставление авансового отчета и возвращение остатка денег в кассу;
• передача денег другому подотчетному лицу;
• расходование аванса не по назначению;
• неправильное оформление документов, подтверждающих использование аванса;
• предоставление оправдательных документов, искажающих размеры или направления действительного расходования средств.