Общее понятие учета

Жизнь человеческого общества состоит из множества повседневно происходящих событий и фактов, которые могут касаться различных сторон деятельности общества - хозяйственных, социальных, политических, культурных и т.д. Так, хозяйственные события и факты - это все операции купли- продажи, производства продукции, начисления и выплаты заработной платы, создания новой организации, осуществления расчетов через банк, получение ссуд и т.д.; социальные события и факты - численность населения, обеспеченность жильем, количество рождений, бракосочетаний, миграция населения и т.д.; политические — количество партий, ход и результаты избирательных компаний, состав и численность парламента и правительства и т.п.; культурные - количество театров, концертов, деятелей искусств, объемы печати и изданий и т.д.

Каждый человек в обществе согласует свое поведение, повседневную работу и жизнь с этими фактами и событиями. Чем больше он будет знать о происходящем вокруг него, тем пра- иильнее, безопаснее и эффективнее будут его поступки и дея- п-льность. Это значит, что человек должен учитывать, принимать во внимание происходящие вокруг него события и Факты, знать о состоянии окружающей его действительности. В этом в общих чертах заключается сущность учета.

Жизнь и деятельность каждого человека протекает не в одиночестве и изоляции, а в различных сообществах, коллективах. В т^ких условиях сложилось и продолжает развиваться глубокое разделение труда, когда отдельный член коллектива выполняет только определенную частичку общей работы или определенную функцию в его жизни. Выделился в самостоятельную функцию и управленческий труд, когда в обязанности одного или нескольких человек входит принятие решений о дальнейшей жизни и деятельности коллектива.

Однако принять правильное решение можно только в случае, когда человек знает, чем он управляет, в каком состоянии находится управляемый им объект, какие события и факты, затрагивающие деятельность коллектива, происходили и происходят. Получение и сбор этой информации составляют главнейшую функцию управленческой деятельности людей.
При сборе сведений или информации о событиях и фактах необходимо ответить на обычные для всех вопросы: что, где и когда произошло или в каком состоянии находится? Ответ во всех случаях может быть дан привычными словами, понятиями, которыми в той или иной степени приближения можно характеризовать события и факты. Чем больше слов, тем точнее описание события или факта. Но получить наибольшую точность, выразить и понять действительный объем можно только с помощью цифр.

Благодаря этому бесценному историческому изобретению человека появилась возможность точно и кратко характеризовать объем, величину происходящих событий и фактов, получить количественную модель окружающего мира. Показатель объема, количества стал главным составляющим любого информационного сообщения о событиях в обществе. Постепенно с помощью цифр вместо слов человечество научилось передавать практически всю информацию, включая не только количество, дату, место, наименование объектов или событий, но даже цвет, звук и изображение. Этот революционный процесс использования цифр и математики продолжается и в настоящее время.

Если количество имевших место фактов и событий, затрагивающих интересы человека или коллектива, невелико, их можно просто запомнить. Но если фактов много и они характеризуются большим числом показателей и цифр, их уже придется записывать. Следовательно, в историческом плане учет в его современном виде мог появиться только тогда, когда человечество научилось не только считать, но и писать.

Таким образом, учет - это количественное отражение событий и фактов в жизни общества, которые используются для правильного представления и эффективного управления любыми процессами на различных организационных уровнях.

Процесс учета как одной из разновидностей управленческой деятельности человека состоит из следующих относительно самостоятельных этапов или приемов работы: наблюдение, измерение, регистрация и обобщение.

Наблюдение - это начало учетного процесса, когда человек, осуществляющий учет, присутствует и непосредственно видит (наблюдает) событие или объекты учета. Благодаря развитию техники и методики учета в настоящее время наблюдение может осуществляться опосредовано, с помощью различных устройств, приборов, датчиков и без присутствия человека в месте события. Это, например, оптические системы, вибросистемы (сейсмографы), электронные приборы, радио- и телевизионные системы и т.п. В результате мы можем утверждать, что, например, событие произошло, дать ему название, указать его время, место и другие необходимые сведения.

Точные количественные характеристики наблюдаемых фактов и событий получают измерением. Для этого используют исторически сложившиеся в любом обществе единицы измерения: вес, длину, объем, стоимость, время и т.д. Количество определенных единиц измерения, «разместившихся» в наблюдаемом явлении, и будет цифровой характеристикой, «отражением» этого явления.

Например, показатель «длина объекта 10 метров» говорит о том, что эталонная единица длины - метр - разместилась 10 раз в длине измеряемого объекта; «вес груза 5 тонн», что эталонная единица веса - тонна - разместилась в объекте пять раз и т.д. Имея точную характеристику, например, груза уже можно легко его представить и принимать конкретные управленческие решения о способе перевозки, выборе типа грузовой машины, использовании погрузочных средств и т.п.

Результаты наблюдения и измерения необходимо зарегистрировать. Регистрация производится путем записи данных на бумаге или с помощью других технических средств - на магнитных дисках, лентах, перфокартах, перфолентах и других носителях информации. Запись результатов наблюдения и количественного измерения необходима, прежде всего, для длительного хранения, многократного использования этих данных, а также для юридически документального подтверждения подлинности событий и фактов.

Заключительной стадией учета является обобщение полученных данных и предоставление их в виде, удобном для обозрения и понимания сути событий. Эта стадия учета необходима, например, в случае если фактов и событий много, а управленческое решение принимается периодически, после достижения отдельными количественными показателями заранее установленной величины. Итоги могут подводиться также за определенные временные периоды, по определенным подразделениям, территориям или после окончания события.

Так, итоги работы цехов по производству продукции могут обобщаться за смену, итоги переписи населения - после ее окончания, остаток и движение денег в кассах - ежедневно и т.д.

Полученная итоговая учетная информация не является самоцелью. Она всегда служит для определенных целей управления: правильного понимания и оценки фактов и событий, имевших место в жизни и деятельности человека, коллективов и всего общества, их анализа и принятия на этой основе соответствующих управленческих решений.