Методика проведения бенчмаркинга

Успех бенчмаркинга заключается в строгом соблюдении и ответственном выполнении каждого из его этапов. Алгоритм эталонного сопоставления не имеет строгой регламентации. Примерная последовательность проведения бенчмаркинга:

- оценка организации и определение областей для улучшений (предполагает диагностику организации, определение ключевых показателей деятельности. Информация, полученная в ходе оценки, является базой для сравнения с конкурентами или эталоном и позволяет выявить сильные и слабые стороны деятельности организации. Области, где показатели заметно отстают от конкурентных или эталонных, представляют собой возможный объект для бенчмаркинга);

- определение предмета эталонного сопоставления (при проведении эталонного сопоставления, основанного на сравнении процессов, возможны сложности, связанные с тем, что многие организации не знают своего бизнес-процесса. В этих организациях не выявлены ни ключевые процессы, ни процессы, входящие в состав ключевых);

- поиск эталонной организации и выбор формы эталонного сопоставления (обычно организации не знают, как подойти к поиску эталонных компаний, список кандидатов ограничивается одной-двумя компаниями, о которых когда-либо слышали руководители. Сформировавшаяся практика позволяет обращаться к компаниям с просьбой провести эталонное сопоставление их процессов. Подобные предложения воспринимаются адекватно, т. к. один из основных принципов современного бизнеса-открытость. Современным инструментом поиска партнеров по эталонному сопоставлению являются бенчмаркинговые ресурсы сети Интернет);
- сбор информации (одним из простых инструментов является контрольный лист, где в качестве оценочного элемента могут выступать, различные критерии);

- анализ информации, определение ограничений по реализации проекта и разработка плана внедрения (получив количественную и качественную информацию относительно деятельности эталонной организации, ее ключевых показателей, процессов, используемых методов, необходимо проанализировать полученные данные, определить, какой блок информации может помочь в улучшении работы, и подготовить проект внедрения опыта эталонной компании. Собранная информация может показать, что ранее планируемый проект совершенствования невозможно осуществить в силу выявленных ограничений);

- внедрение полученного опыта в деятельность организации (слепое копирование не приемлемо, так как в этом случае желаемые результаты заведомо не будут достигнуты, и интерес к дальнейшим эталонным исследованиям в организации будет потерян надолго);

- повторная самооценка и анализ улучшений (мониторинг хода выполнения работ и оценка конечных результатов формируют пакет информации для повторной самооценки и анализа улучшений. Корректировка результатов эталонного сопоставления и повышение эффективности нового процесса или метода производится через «обратную связь», руководствуясь циклом PDCA (Plan - планирование совершенствования; Do - выполнение совершенствования; Check — проверка результатов совершенствования; Act - действие, направленное на стандартизацию или перепланирование). Цикл PDCA (или цикл Шухарта / Деминга) является ключевым подходом к построению системы всеобщего управления качеством - TQM. Цикл символизирует принцип повторения в решении проблемы - достижение улучшения шаг за шагом и повторение цикла совершенствования много раз).

Реализация плана постоянного совершенствования помогает повысить эффективность внедряемого процесса или метода, а в случае успешного осуществлении проекта и достижения запланированных результатов позволяет перейти к поиску новых возможностей для эталонного сопоставления.

Бенчмаркинг проводится по определенной технологии: компания должна осуществить ряд последовательных шагов, которые приведут ее к желаемому результату. Количество шагов бывает разным, поскольку процесс можно разбить на более мелкие этапы. Например, в IBM таких этапов 15 (определение потребителей и продукции - определение подходящих показателей оценки работы - пересмотр (уточнение) продукта или процесса - выбор приоритетного объекта для сравнения - выбор партнеров для сравнения - установление уровня сбора данных - сбор данных и их анализ - определение разрыва - оценка возможного уровня достижений в будущем - представление результатов сравнения - установление целей и разработка плана действий - внедрение плана - проверка идущего процесса - оценка движения к целям - пересмотр целей и возврат к первому шагу), в других фирмах их может быть меньше. Но базовые принципы бенчмаркинга везде одинаковы.