Организация и информационное обеспечение анализа хозяйственной деятельности

Результативность АХД во многом зависит от правильности его организации, которая должна соответствовать ряду требований:

· строиться на плановой основе – для этого аналитическую работу необходимо планировать: составлять комплексные и тематические планы аналитической работы, распределяя обязанности по их выполнению между исполнителями и осуществлять контроль за ее выполнением;
· носить научный характер – учитывать достижения научно-технического прогресса и передового опыта, новейшие методики экономических исследований, которые позволяют провести всесторонний и комплексный анализ результатов хозяйственной деятельности предприятия;
· обеспечивать действенность и эффективность аналитического процесса – использовать компьютерные технологии для быстрого и своевременного выявления недостатков, просчетов и упущений в работе предприятия, а также для рационального сбора и хранения и обработки данных.

Комплексность, глубина и эффективность анализа зависят от объема и качества используемой информации - совокупности сведений о деятельности организации, отражаемых в экономических показателях, необходимых как для комплексного анализа его хозяйственной деятельности, так и в технической, технологической и другой документации.

Структура экономической информации обусловлена ее содержанием и назначением в управлении хозяйственной и иной деятельностью предприятия. В зависимости от поставленных целей и задач воздействия на управляемый объект информация может классифицироваться по различным признакам.
Все источники информации по функциональному назначению подразделяются на планово-нормативную, учетную и внеучетную.

К планово-нормативным источникам информации относятся:


все типы планов (перспективные, текущие, оперативные);
нормативные материалы (нормы расхода материальных, топливо-энергетических ресурсов, обеспечения и использования площадей, нормы выработки, амортизационных отчислений, тарифные ставки и т.д.);
проектно-сметные документы, ценники и др.

Источники информации учетного характера - данные документов бухгалтерского, статистического и оперативного учета, все виды отчетности, первичная учетная документация, экономический паспорт предприятия.

Ведущая роль в источниках информации планово-учетного характера принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где

· наиболее полно отражаются все хозяйственные процессы и их результаты;
· кроме натуральных, используются и стоимостные измерители хозяйственных операций, что позволяет получить обобщенные данные о состоянии, движении и использовании хозяйственных средств;
· все хозяйственные операции записываются в форме документов, что обеспечивает документальную их обоснованность.

Данные статистического учета, в которых содержится количественная характеристика массовых однородных общественных явлений (сведения об использовании рабочего времени рабочих и оборудования, выполнении норм выработки, об объеме производства, росте производительности труда и, т.д.) используются для углубленного изучения взаимосвязей и выявления экономических закономерностей.

Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному, по сравнению с бухгалтерским и статистическим учетом, обеспечению анализа необходимыми данными (о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов и т.д.) и тем самым создает условия для повышения эффективности аналитических исследований.

Внеучетные источники информации - это документы, регулирующие хозяйственную деятельность и данные, не относящиеся к перечисленным выше источникам. К ним относятся:

1. Официальные документы, которыми обязано пользоваться предприятие в своей деятельности: законы Республики Беларусь, указы Президента, постановления Кабинета Министров; приказы вышестоящих органов управления; акты ревизий и проверок; приказы и распоряжения руководителей предприятия.

2. Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.

3. Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных его подотделов.


4. Материалы изучения передового опыта, приобретенные из разных источников информации (радио, телевидение, газеты и т.п.).

5. Материалы специальных исследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.п.).

6. Техническая и технологическая документация.

7. Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.

Планово-нормативную, учетную и внеучетную информацию можно подразделять:

По носителям данных (информации):

машинная (содержится в оперативной памяти ПЭВМ, на гибких дисках, в виде разнообразных машинограмм и др.);
немашинная – устная, телефонная, документальная.

По отношению к объекту исследования:

внутренняя (образуется на самом предприятии);
внешняя (поступает из-за его пределов: данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, хозяйственно-правовые документы и т.д.);
входящая (поступает на предприятие);
исходящая (поступает от предприятия).

К организации информационного обеспечения предъявляются ряд требований. Независимо от источников поступления информация должна:

1. Соответствовать потребностям АХД, то есть обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той их детализацией, которая в этот момент нужна аналитику.

Поэтому вся система информационного обеспечения АХД должны постоянно совершенствоваться. А именно ненужная, излишняя – ликвидироваться, а необходимая – вводиться.

2. Быть объективной – все исследуемые процессы и явления должны быть достоверно и объективно отражены при их документальном оформлении. Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные аналитические предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут стать вредными.

3. Обеспечивать единство информации, поступающей из разных источников (планово-нормативного, учетного и внеучетного характера) и ее сопоставимость (по предмету и объекту, периоду времени, методологии исчисления показателей и другим признакам).

4. Быть оперативной – как можно быстрее поступать к аналитику, так как эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам.

5. Быть рациональной – требовать минимум затрат (на сбор, хранение и использование) и максимально полно обеспечивать запросы анализа и управления.