Основные источники информации для анализа эффективности закупок на предприятии

Основными источниками информации для анализа закупок на предприятии являются: оперативный, бухгалтерский, статистический учет и инвентаризация товарно-материальных ценностей.

1. Оперативный учет отражает отдельные хозяйственные операции на местах их совершения (поступление, расход, списание материалов и др.). В оперативном учете используются данные первичных документов: счетов, накладных, приемочных актов, требований на отпуск, данных цехов об использовании материалов и др. Оперативный учет осуществляется на складах, в цехах, в подразделениях службы закупок.

2. Бухгалтерский учет отражает движение материалов на предприятии, хозяйственные процессы и их результаты. Он дает полную характеристику движения материальных и финансовых ресурсов на предприятии. Бухгалтерский учет основан на первичных документах и ведется в натуральных и стоимостных показателях.

3. Статистический учет отражает обобщенные количественные и качественные стороны хозяйственных процессов. В основе статистического учета лежат специальные формы статистической отчетности, представляемые предприятиями органам государственной статистики. При статистической отчетности предприятий о материальных ресурсах используются формы с индексом СН:

- форма 1-СН - отчет об остатках, поступлении и расходе сырья и материалов за год, составляется всеми предприятиями;
- форма 2-СН - отчет о движении материалов и объемах выполненных работ, составляется строительными организациями;
- форма 4-СН - отчет о движении всех видов топлива за полугодие;
- форма 5-СН - содержит данные о комплектующих;
- форма 11-СН - отчет о выполнении норм и заданий по снижению расхода топлива и тепловой энергии;
- форма 15-СН - отчет о наличии сверхнормативных неиспользуемых материальных ресурсах на предприятии.

Периодами статистической отчетности предприятий являются год, полугодие, квартал, месяц.

4. Инвентаризация товарно-материальных ценностей - проверка фактического наличия материальных ресурсов на предприятии (на складах и в подразделениях), в т.ч. сырья, материалов, оборудования, готовой продукции и др. Инвентаризация осуществляется путем сопоставления фактического наличия материальных ресурсов в натуральном выражении с данными учета. Она может быть полной и частичной, плановой и внеплановой.

При полной инвентаризации проверяются все материальные ресурсы предприятия, она проводится один раз в год при составлении годового отчета. Частичная инвентаризация проводится для проверки наличия отдельных видов материальных ресурсов. Плановая - проводится по утвержденному графику, частичная и внеплановая инвентаризации проводятся эпизодически в течение года.