Документальное оформление закупки и перевозки материальных ценностей

Движение материальных ценностей от производителя к потребителю оформляется на основе договора поставки различными товаросопроводительными документами, которые можно условно разделить на три группы:

1. Коммерческие документы, которые дают стоимостную количественную и качественную характеристику товара:

- счет-фактура - счет, выписываемый продавцом на имя покупателя и удостоверяющий фактическую поставку товара или услуги и их стоимость. Она является основанием для взаимных расчетов по партиям поставок. Счет-фактура, как правило, выписывается в одном экземпляре и дополняется необходимым количеством копий;
- с чет-проформа - это предварительный счет на оплату импортируемой продукции, при поставке на консигнацию, выставки и ярмарки и содержащий обычно ту же информацию, что и окончательный счет, но не являющийся основой для оплаты сделки. Применяется в практике международной торговли;
- спецификация или упаковочный лист - перечень всех видов и сортов товаров, находящихся в каждом товарном месте;
- счет-спецификация - документ, объединяющий реквизиты счета и спецификации. Выписывается в случаях, когда партия товара содержит разный ассортимент.

2. Транспортные документы:
- товарно-транспортная накладная (типовая форма № ТТН-1) выписывается в четырех экземплярах на перевозку грузов автомобильным транспортом. Первый экземпляр является сопроводительным документом для перевозимого груза и впоследствии передается грузополучателю. Второй экземпляр ТТН-1 остается у грузоотправителя и служит подтверждением факта отгрузки и основанием для списания материалов со склада поставщика. Третий и четвертый экземпляры передаются перевозчику и служат подтверждением оказанных транспортных услуг (при перевозках сторонними организациями) и основанием выставления счет- фактуры для оплаты этих услуг.

Товарно-транспортная накладная является в Республике Беларусь документом строгой отчетности и в ней должны быть заполнены все реквизиты, предусмотренные типовой формой ТТН-1, а также заверенные подписями и штампами факты отгрузки, приемки к перевозке и получения материальных ценностей:

- товарная накладная (типовая форма ТТН-2) выписывает отправитель при отправке груза железнодорожным транспортом или если груз можно перемещать без транспорта (например, в ручной клади). Эта накладная выписывается в двух экземплярах: один остается у грузоотправителя, а другой передается грузополучателю. Требования к ведению и заполнению аналогичны, как и к ТТН-1;

- международная накладная автомобильного транспорта (CMR) является специальной формой товарно-транспорт- ной накладной, используемой в международных перевозках. Она подтверждает соглашение между отправителем и перевозчиком об автомобильных международных перевозках;

- железнодорожная накладная является двусторонним соглашением о перевозке, заключенным между отправителем и железной дорогой. Железнодорожную накладную оформляет товарная контора железной дороги в трех экземплярах, один из которых передается грузополучателю и служит основанием для получения груза от железной дороги.

При перевозках грузов другими видами транспорта применяются и соответствующие накладные: международная накладная воздушного транспорта; коносамент речного и морского транспорта и другие.

3. Документы, удостоверяющие качество:

- сертификат соответствия выдается на серию, партию продукции или каждое изделие для подтверждения соответствия продукции требованиям стандартов или других нормативных документов по стандартизации;

-удостоверение качества оформляет поставщик-товаропроизводитель на особо скоропортящиеся пищевые продукты с указанием на каждую партию и единицу упаковки даты и часа выработки, температуры хранения, конечные сроки реализации согласно действующим стандартам или другим нормам;

- фитосанитарный сертификат выдается на продукцию растительного происхождения, предназначенную для экспортных поставок, и подтверждает отсутствие в товаре (лесопродукции, зерне, картофеле и т. п.) вредителей и болезней;

- ветеринарное свидетельство выдается на продукцию животного происхождения для подтверждения ее пригодности к использованию и служит допуском к приемке товаров покупателем;

-радиационное свидетельство оформляют поставщики, находящиеся в зонах радиоактивного загрязнения либо на прилегающих к ним территориях. Радиационное свидетельство выдают специальные лаборатории, которые исследуют образцы товаров и дают соответствующие заключения о пригодности продукции к использованию или ее утилизацию.