Подготовка, проведение переговоров и заключение договора

Переговоры – это взаимный обмен мнениями между сторонами с целью достичь соглашения, которое бы устроило всех его участников. Элементами переговоров являются выступления, вопросы и ответы, возражения и доказательства, протокольные мероприятия.

Успех переговоров во многом зависит от того, насколько хорошо к ним подготовились. При подготовке к переговорам надо изучить следующие вопросы:

1) цель переговоров;
2) партнер по переговорам;
3) предмет переговоров;
4) ситуация и условия переговоров;
5) присутствующие на переговорах;
6) организация переговоров.

Переговоры - это сотрудничество, самое главное на переговорах - это партнер. Любые переговоры должны быть диалогом, поэтому важно уметь задать правильный вопрос и уметь выслушать партнера.
Переговоры состоят из следующих основных этапов:

1) подготовка к переговорам;
2) проведение переговоров;
3) завершение переговоров;
4) анализ результатов переговоров.

1. Подготовка переговоров включает:

1.1) определение предмета и цели переговоров;
1.2) формирование группы участников переговоров и распределение ролей между ними;
1.3) составление плана и возможных сценариев хода переговоров;
1.4) изучение сильных и слабых сторон партнера по переговорам;
1.5) определение элементов неуступчивости и компромисса на переговорах;
1.6) организацию переговоров.

2. Проведение переговоров включает:

2.1) встречу, приветствия и вступление в контакт. В европейских странах формой приветствия является рукопожатие. Хозяин первым подает руку, разговор носит неформальный характер;
2.2) привлечение внимания участников к началу переговоров (начало деловой части);
2.3) презентацию предмета переговоров. Цель этапа - убедить партнера, что заключение соглашения в его интересах;
2.4) обсуждение предмета и условий заключения договора. Аргументация, детальное обоснование предложения включает ответы на вопросы, снятие возражений, достижение компромиссов. На этой стадии переговоры могут быть отложены с целью выработки компромиссных предложений и анализа возражений партнера.

3. Завершение переговоров включает:

3.1) если переговоры были успешными, необходимо резюмировать их результаты, дать характеристику положительных результатов, по которым достигнуто соглашение, обсудить перспективы новых встреч;
3.2) заключение договора;
3.3) если переговоры были неудачными, необходимо сохранить позитивный контакт с партнерами на переговорах, акцентировать внимание на личных связях, позволяющих сохранить деловые контакты в будущем.

4. Анализ результатов переговоров включает:

4.1) сравнение целей переговоров с их результатами;
4.2) анализ хода, положительных и отрицательных моментов переговоров;
4.3) определение мероприятий, вытекающих из результатов переговоров;
4.4) деловые, личные и организационные выводы для повышения эффективности будущих переговоров.

Протокольные мероприятия - неотъемлемая часть важных переговоров, они включают организацию встреч и обслуживание переговоров, ведение записи бесед, обеспечение сувенирами, форму одежды, культурную программу. Для решения этих вопросов обычно создается протокольная группа (2-3 чел.).