Оптовые ярмарки (выставки-продажи): функции, виды, организация работы

Ярмарки (выставки-продажи) представляют собой кратковременные и периодически организуемые в определенном месте мероприятия, во время которых осуществляется преимущественно оптовая продажа товаров и заключаются договоры поставки.

В ярмарках могут участвовать как отечественные, так и зарубежные фирмы. Участники ярмарок представляют производимую продукцию, а также информацию о новых товарах, которые будут выпускаться в будущем. Участие в ярмарках помогает производителям уловить рыночные тенденции, уточнить маркетинговые планы, познакомить потенциальных контрагентов с выпускаемой продукцией, найти покупателей своих товаров. Посетителями ярмарок в основном являются коммерческие работники крупных торговых организаций. Они знакомятся с неизвестными им ранее производителями товаров и образцами предлагаемой ими продукции, изучают новинки и перспективные разработки известных им фирм. Кроме того, они могут провести переговоры с потенциальными партнерами и заключить с ними договоры поставки.

Задачи ярмарки:

• оказание услуг участникам ярмарки по заключению сделок;
• налаживание деловых контактов между покупателями и поставщиками товаров;
• анализ и подготовка конъюнктурной информации;
• организация рекламы.

Характерные черты ярмарочной торговли:

• оптовая купля-продажа товаров по представленным образцам;
• периодичность проведения;
• предварительное установление сроков и места проведения;
• массовое участие оптовых продавцов и покупателей товаров.

Существуют различные виды оптовых ярмарок. По масштабу деятельности бывают:

• международные оптовые ярмарки — ярмарки с участием
зарубежных компаний, организуемые государственными органами или крупными коммерческими структурами;

• общегосударственные оптовые ярмарки федерального значения — ярмарки, на которых представлены товары, вырабатываемые в различных районах страны;

• региональные оптовые ярмарки местного масштаба — ярмарки, на которых представлены товары, вырабатываемые местными товаропроизводителями, чаще всего товары сложного ассортимента.

По товарному признаку выделяют:

• специализированные оптовые ярмарки — на которых реализуется один вид товаров, например ярмарки изделий легкой промышленности;

• универсальные оптовые ярмарки — на которых реализуются различные виды товаров, при этом могут быть представлены товары как промышленного, так и сельскохозяйственного производства.

По отраслевому признаку выделяют:

• отраслевые оптовые ярмарки (проводит одна отрасль хозяйства);

• межотраслевые ярмарки (представлена продукция различных отраслей).

Руководство функционированием ярмарки осуществляет ярмарочный комитет. Им создаются рабочие органы ярмарки: дирекция, арбитраж, группа (бюро) по учету договоров и другие органы. Ярмарочный комитет определяет сроки и место проведения ярмарки, порядок и режим ее работы, утверждает бюджет ярмарки, разрешает договорные споры.

Дирекция ярмарки ведет организационную, коммерческую, рекламную работу по подготовке и проведению ярмарки (аренда помещений, оборудование и оформление торговых площадей, реклама, прием и хранение образцов товаров, ведение отчетности).

Группа по учету договоров занимается анализом процесса заключения договоров, регистрирует договоры и ведет учетную документацию.

Арбитраж ведет правовое обслуживание ярмарки, консультирует по правовым вопросам, рассматривает возникающие споры.

Ярмарочная (выставочная) торговля проводится в три этапа.

1. Предварительный этап. На этом этапе принимается решение о проведении ярмарки, создается ярмарочный комитет. Потенциальным участникам рассылаются письма с информацией о ярмарке. Разрабатываются рекламные материалы (объявления в печати, буклеты и т. д.). Издается рекламная брошюра с подробной информацией об условиях участия в ярмарке (стоимость участия, цена аренды места, стоимость размещения рекламных материалов и др.). За определенный срок до открытия участники вносят регистрационный сбор и оформляют заявку на участие. В заявке участник предоставляет информацию о себе и требования по размещению экспозиции.

2. Организационный этап заключается в подготовке рекламного каталога, который включает характеристику поставщиков, их товаров, услуг и другую рекламную информацию. Затем проводится оперативная работа по размещению участников ярмарки, проведению презентаций, торгов, переговоров.

3. Заключительный этап предполагает подведение итогов ярмарки с выделением положительных и отрицательных моментов в ее работе. Анализируются результаты ярмарки, делается обзор конъюнктуры торговли, который представляется заинтересованным организациям и органам управления торговлей.

Для успешного участия в ярмарке фирмам, представляющим свою продукцию, необходимо тщательно подготовиться. Во время подготовки и участия в ярмарках необходимо решить следующие задачи:

• определить цели участия в ярмарке;
• составить перечень выставляемых товаров;
• утвердить бюджет участия в ярмарке;
• разработать анкету для учета (опроса) посетителей стенда (если фирма планирует использовать ярмарку для сбора информации о потенциальных клиентах);
• разработать выставочный стенд;
• заключить договоры с оргкомитетом ярмарки и решить все организационные вопросы, связанные с участием;
• разработать рекламные и информационные материалы (проспекты, буклеты, приглашения, технические описания, папки для стендистов, бланки договоров и т. п.);
• подобрать и проинструктировать персонал, представляющий фирму на ярмарке (режим работы, задачи, как представлять фирму и ее товары и т. д.);
• провести презентацию фирмы, переговоры, заключить договоры в период прохождения ярмарки, посетить другие стенды, зафиксировать (или провести анкетирование) посетителей стенда;
• подвести итоги участия в выставке (количество заключенных договоров, количество заполненных анкет, количество розданных рекламных материалов, содержание основных вопросов, заданных посетителями стенда, продукция, представленная другими участниками ярмарки или выставки);
• проанализировать коммерческий успех участия в выставке и допущенные ошибки.

Договоры на поставку товаров на оптовых ярмарках заключаются по предоставленным образцам. Иногда образцы заменяются каталогами, проспектами и другими материалами. Заключение договоров на поставку товаров производится непосредственно на ярмарке.

Для заключения договоров представители участников ярмарки должны иметь доверенности, подтверждающие их полномочия. Проект договора может быть представлен любой стороной. Договоры подписываются в трех экземплярах, один из которых сдается в группу по учету договоров для регистрации. Договорные споры рассматриваются ярмарочным комитетом (арбитражем).