Переписка в коммерческой деятельности

Для решения различных вопросов, связанных с урегулированием взаимоотношений партнеров в процессе осуществления коммерческих соглашений, широко используется деловая переписка. Деловое письмо является важным каналом бизнес-коммуникаций. С помощью писем ведутся преддоговорные переговоры, разрешаются проблемы, возникающие при реализации договорных отношений, излагаются претензии.

Официальные письма обычно пишутся на фирменных бланках и должны содержать ряд обязательных элементов (реквизитов), которые необходимо располагать в определенном порядке.

Для делового письма рекомендуется использовать следующий состав реквизитов:

• наименование организации;
• наименование структурного подразделения (при необходимости);

• справочные данные об организации (юридический и почтовый адреса, телефон, факс, адрес электронной почты, банковские реквизиты);

• дата документа;

• регистрационный номер исходящего документа;

• ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, на который дается ответ;

• адресат (наименование и адрес организации-получате-ля письма, при необходимости — структурное подразделение, должность и ФИО лица, которому направляется письмо);

• вид документа — для особого вида писем, например претензий; для остальных писем вид документа («письмо») не указывается;

• заголовок к тексту (помещается перед текстом письма, должен отражать основной вопрос, которому посвящается письмо, начинается с «О» или «Об»);

• текст письма;

• отметка о наличии приложений (при необходимости);

• подпись (наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка);

• отметка об исполнителе (при необходимости) — фамилия или ФИО исполнителя письма, служебный телефон.

Стандартизация в оформлении деловых писем позволяет сократить трудозатраты на их составление и облегчить визуальный поиск необходимой информации.

В деловой практике используются следующие виды писем:

• просьбы — излагают какую-либо просьбу, начинают со слов «прошу», «просим» и т. п.;

• запросы — письма-просьбы, в которых запрашивается какая-либо информация о партнере, производимых им товарах, о ходе выполнения работ по договору и т. п.;

• сопроводительные письма — составляются при отправке каких-либо документов и содержат дополнительные разъяснения, служат для контроля сохранности отправляемых документов;

• претензии (рекламации) — содержат предъявление претензии к стороне, нарушившей условия договора, конкретные требования к этой стороне, а также ссылки на предусмотренные договором санкции;

• письма-ответы — разнообразны по содержанию, содержат реакцию на полученное письмо (принятие к рассмотрению, отказ и т. д.).

При заключении и осуществлении коммерческих сделок основное значение имеют:

• запросы и ответы на них;

• оферты и ответы на предложения (акцепты);

• рекламации (претензии) и ответы на рекламации.

Запрос — письмо, представляющее обращение к деловому партнеру с просьбой дать подробную информацию о товарах и направить предложения на поставку. При этом указывается, что конкретно интересует автора запроса (какие товары, услуги и т. п.) и на каких условиях он желал бы сотрудничать.

Ответ на запрос должен быть дан в разумный срок, в нем продавец может, в частности, сообщать:

• что вопрос принят к рассмотрению;

• что он вынужден отказать (с указанием причин);

• что в ближайшее время будет направлено коммерческое предложение.

В случае если партнер согласен удовлетворить просьбу покупателя, он направляет ему коммерческое предложение (оферту).

Оферта — предложение, достаточно определенно выражающее намерение лица, сделавшего предложение, заключить коммерческую сделку, и содержащее все существенные условия соглашения.

Если условия оферента принимаются другой стороной, то это выражается в ответном письме. За этим следует заключение договора. Если предложение в целом или какие- то конкретные условия не устраивают другую сторону, то предложение в письменной форме отклоняется или осуществляется дальнейшее обсуждение условий посредством деловой переписки или переговоров.

Претензия (рекламация) — документ, в котором излагаются претензии к стороне, нарушившей условия договора, и выдвигаются конкретные требования. Претензия обычно содержит основания для предъявления претензий (например, ссылки на соответствующие пункты договора), доказательства нарушения положений договора (акты, данные экспертизы и пр.), конкретные требования, а также указание на возможность применения санкций или обращения в арбитражный суд.

В ответе на претензию выражается согласие с рекламацией либо полный или частичный отказ от удовлетворения содержащихся в ней требований, а также мотивы такого отказа, иногда — просьба отсрочить применение санкций с указанием веских причин и со ссылкой на принятые меры.

В коммерческой переписке необходимо придерживаться норм делового этикета. Письма должны быть грамотными, удобочитаемыми, по возможности краткими, а также ясными, содержательными и вежливыми.