Деловые переговоры

Деловые переговоры составляют важную часть коммерческой деятельности. Переговоры необходимы для того, чтобы совместно с партнером обсудить проблему, которая может представлять взаимный интерес. Переговоры предваряют заключение договора или устраиваются для урегулирования каких-либо вопросов, связанных с его исполнением. Процесс переговоров обычно складывается из трех этапов:

• подготовка к переговорам;

• проведение переговоров;

• анализ результатов переговоров и выполнение достигнутых договоренностей.

В рамках подготовки к переговорам следует (в зависимости от целей переговоров):

• получить необходимую информацию о партнере (или его текущем состоянии);

• выявить области взаимных интересов;

• наметить круг вопросов, который желательно было бы обсудить;

• установить рабочие отношения с партнёрами и согласовать организационные вопросы (место и время встречи);

• сформулировать основную и запасную (допускающую компромисс) позицию на переговорах;

• подготовить документы, которые будут представлены партнеру (материалы о работе предприятия, проект договора или дополнительных соглашений, каталоги, рекламные проспекты и т. п.);

• подобрать аргументы в пользу сотрудничества;

• сформулировать варианты решения возможных проблем и выработать предложения по обсуждаемым вопросам.

Подготовительная работа в целом включает два направления: формирование содержательной части переговоров и решение организационных вопросов.

Содержательная сторона связана с выработкой стратегии переговоров, формированием предложений и их аргументацией.

Организационная сторона предполагает выбор и согласование места и времени переговоров, подготовку помещений для переговоров и решение других подобных задач.

При проведении переговоров необходимо соблюдать деловой протокол — правила, которые регламентируют порядок встреч, проводов, проведения бесед и переговоров, организацию приемов, оформление деловой переписки и т. д.

Договариваться о переговорах принято заранее. Предмет встречи также желательно предварительно обсудить, чтобы участники переговоров могли подготовиться. В случаях, если возникла необходимость переноса встречи, партнера необходимо своевременно известить.

Место и время переговоров должны определяться по взаимной договоренности участников переговоров. Местом переговоров может быть служебное помещение одного из участников или нейтральная территория. Иногда переговоры проводятся в форме таких мероприятий, как фуршет, коктейль и т. п.

Время начала переговоров должно соблюдаться всеми участниками встречи.

Для проведения встреч с партнерами, особенно с руководителями других фирм, желательно специально подготовить помещения. На столах не должно быть лишних предметов, в то же время могут лежать блокноты, ручки и т. п. Желательно также поставить прохладительные напитки, подать чай или кофе.

Для успеха переговоров важно также владеть техникой ведения переговоров.

В процессе переговоров поведение участников может соответствовать трем различным стилям:

• жесткий, агрессивный, конфронтационный стиль связан со стремлением добиться от второй стороны не отдельных уступок, а максимума возможного с помощью прямого давления на участников переговоров;

• мягкий, заискивающий стиль связан с тем, что одна из сторон, обычно с более слабыми позициями, пытается вести себя заискивающе и тем самым добиться дружеского к себе отношения со стороны партнера по переговорам;

• партнерский стиль основан на совместном поиске таких решений, которые бы в максимальной степени отвечали интересам обеих сторон.

В практике ведения переговоров обычно одновременно реализуются элементы нескольких стилей при преобладании какого-либо из них.

Процесс ведения переговоров обычно включает следующие этапы.

Первый этап — уточнение интересов, позиций и целей участников переговоров. На этом этапе участники приветствуют друг друга, уточняют повестку и договариваются о ходе переговоров (час, два, с перерывом или без и т. п.), выясняют неясные моменты в позиции партнера. Если цель переговоров — заключение коммерческой сделки, то инициатор представляет суть предложения.

Второй этап — обсуждение позиций. На этом этапе стороны подробно излагают свои предложения и аргументируют их. Устанавливаются разногласия партнеров.

Третий этап — согласование позиций. Обычно согласуются сначала общие контуры соглашения, а затем детали. Если в процессе переговоров предполагается подписание какого-либо документа, то на этом этапе иногда осуществляется редактирование текста.

Четвертый этап — подведение итогов и завершение переговоров. Стороны резюмируют результаты переговоров, подписывают документы, если они подготовлены и по ним достигнуто согласие сторон, договариваются о дальнейших действиях.

Эти этапы не обязательно четко разграничены, но в целом их последовательность должна сохраняться.

Реальная практика не исключает переговоров с партнерами, использующими в процессе беседы различные «грязные уловки», которые необходимо уметь распознать, в частности:

• максимальное завышение начального уровня — партнер старается как можно дольше отстаивать крайнюю позицию, от которой затем впоследствии может безболезненно отказаться, выдавая за уступку и ожидая аналогичных шагов от партнера;

• вымогательство — выдвижение новых требований в последнюю минуту, когда договоренности по всем вопросам достигнуты и партнер заинтересован в подписании
договора; тактика реализуется с намерением получить определенные уступки;

• выдвижение требований по нарастающей — видя, что партнер соглашается с вносимыми предложениями, участник выдвигает все новые и новые предложения;

• намеренный обман — предоставление заведомо ложной информации;

• двойное толкование — одна из сторон пытается заложить в формулировки документа двойной смысл, который был бы не замечен партнером, чтобы затем интерпретировать соглашение в собственных интересах;

• личные выпады — один из участников пытается психологически воздействовать на представителя другой стороны, вызвать у него дискомфорт в процессе переговоров, показывая пренебрежительное отношение к его общественному статусу, компетентности и т. п.

При участии в переговорах — особенно в тех случаях, когда
партнер не настроен на конструктивный лад, — желательно:

• избегать негативных и неконтролируемых эмоций, раздражения;

• стараться понять точку зрения, проблемы и мотивы партнера;

• выявить моменты, которые объединяют участников, и разработать предложения, которые способствовали бы реализации взаимных интересов;

• придерживаться делового тона, избегать как заискивания, так и поучительных интонаций;

• соблюдать деловой этикет;

• быть внимательным, следить за ситуацией, контролировать собственную речь, мимику, жесты и т. п.;

• уметь «красиво уити» в случае невозможности прийти к соглашению.

После завершения переговоров рекомендуется произвести внутреннюю оценку их итогов. Для оценки результатов переговоров желательно проанализировать:

• были ли достигнуты цели переговоров;

• по каким причинам были достигнуты или не достигнуты поставленные цели;

• хорошо ли была осуществлена подготовка к переговорам;

• насколько эффективной оказалась аргументация;

• насколько серьезными были уступки и почему пришлось идти на компромисс;

• в чем состояли недостатки при подготовке и ведении переговоров и как их избежать в будущем.