Порядок ведения кассовых операций хозяйствующими субъектами

Порядок ведения кассовых операций предприятиями, предпринимателями регламентируется в Республике Беларусь «Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и порядке расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь».

Кассовые операции — оприходование в кассу наличных денег; соблюдение порядка и сроков сдачи наличных денег; прием наличных денег в кассу предприятия, предпринимателя, выдача наличных денег из кассы предприятия, предпринимателя и оформление кассовых документов; порядок использования выручки; порядок и целевое использование наличных денег, полученных из касс банков; ведение кассовой книги и хранение наличных денег и других ценностей.

Любое движение наличных денег предприятия учитывается в кассовой книге, которая заполняется в порядке, установленном законодательством Республики Беларусь. На каждом предприятии ведется только одна кассовая книга. Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и Скреплена печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия. Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей. Неотрывная часть листа (с горизонтальной линовкой) как первый экземпляр остается в кассовой книге. Отрывная часть листа (без горизонтальной линовки) является вторым экземпляром и заполняется с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира.

Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и незаверенные исправления в кассовой книге не допускаются. Исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего. На каждом листе кассовой книги проставляются дата и остаток наличных денег в кассе за предыдущий день (период). Учинение записей в кассовой книге начинается на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня».

Учинение записей в кассовую книгу осуществляется кассиром сразу после Получения или выдачи наличных денег отдельно по каждому ордеру.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег по кассе на конец дня и передает в бухгалтерскую службу в качестве отчета кассира второй отрывной экземпляр листа кассовой книги с приложенными приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Ведение кассовой книги допускается с помощью программно-технических средств при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов и выведения остатка наличных денег на начало и конец рабочего дня. При этом листы кассовой книги формируются в виде выходной формы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется выходная форма «Отчет кассира». Названные выходные формы должны составляться на конец рабочего дня и иметь одинаковое содержание.

В последней выходной форме «Вкладной лист кассовой книги» за каждый месяц должно быть автоматически напечатано общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год — общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения выходных форм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми ордерами и другими приходными и расходными документами в бухгалтерскую службу под расписку во вкладном листе кассовой книги.

Нумерация листов кассовой книги в этих выходных формах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

Выходные формы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке в течение года и хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера юридического лица и печатью юридического лица. Ответственность за соблюдение правил ведения кассовых операций возлагается на руководителя предприятия, главного бухгалтера, руководителя финансовой службы, кассира, предпринимателя. Наличные деньги, полученные в учреждениях банков субъектами хозяйствования, должны быть израсходованы на те цели, на которые они получены. Юридические лица, подразделения, частные нотариусы, индивидуальные предприниматели, открывшие текущие (расчетные) банковские счета, по решению руководителя юридического лица, подразделения или лица, им уполномоченного, частного нотариуса, индивидуального предпринимателя могут использовать выручку при условии отсутствия:

— наложения ареста и обращения взыскания на денежные средства юридического лица, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса, находящиеся на текущих (расчетных) банковских счетах;

— приостановления операций по текущим (расчетным) банковским счетам юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, частных нотариусов;

— картотеки к внебалансовому счету «Расчетные документы, не оплаченные в срок».

Юридические лица, подразделения, индивидуальные предприниматели, открывшие текущие (расчетные) банковские счета, частные нотариусы не имеют права накапливать выручку сверх установленных законодательством размеров для осуществления предстоящих расходов.

Юридические лица, подразделения, индивидуальные предприниматели, частные нотариусы самостоятельно определяют порядок и сроки сдачи выручки в приказе руководителя юридического лица, подразделения или лица, им уполномоченного, решении индивидуального предпринимателя, оформленных в письменном виде.

Установленные руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем, частным нотариусом порядок и сроки сдачи выручки действительны в течение срока, указанного в приказе руководителя юридического лица, подразделения или лица, им уполномоченного, в решении индивидуального предпринимателя, частного нотариуса.

Порядок и сроки сдачи выручки могут быть пересмотрены по решению руководителя юридического лица, подразделения или лица, им уполномоченного, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса в случае изменения объемов кассовых оборотов и по другим причинам.

При установлении сроков сдачи выручки учитываются необходимость ускорения оборачиваемости и своевременного поступления наличных денег в банки, обеспечение сохранности, специфика работы юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса.

Юридические лица, подразделения, индивидуальные предприниматели, частные нотариусы сообщают обслуживающему банку установленные сроки сдачи выручки, размеры выручки, планируемой для сдачи в банк, атакже сведения об изменении сроков сдачи выручки и ее размеров в сроки, определенные договором между юридическим лицом, подразделением, индивидуальным предпринимателем,частным нотариусом и обслуживающим банком.

При несовпадении дней работы юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса и обслуживающего банка выручка сдается в первый рабочий день обслуживающего банка, юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса.

При совпадении дней работы юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса и обслуживающего банка в общеустановленные выходные дни выручка, поступившая в эти дни в кассу юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса, сдается в обслуживающий банк, если срок сдачи выручки, определенный юридическим лицом, подразделением, индивидуальным предпринимателем, открывшим текущий (расчетный) банковский счет, частным нотариусом, приходится на эти дни.

Решением руководителя юридического лица, подразделения или лица, им уполномоченного, индивидуального предпринимателя, устанавливаются:

— размер потребности в разменных наличных деньгах (при необходимости) на одно рабочее место кассира, уполномоченное лицо;

— время начала подготовки и формирования инкассаторской сумки с учетом выписки соответствующих сопроводительных документов и последующей передачи службе инкассации (в случае сдачи выручки работникам службы инкассации в соответствии с законодательством);

— время сдачи выручки кассирами главному (старшему по должности) кассиру;

— время начала подготовки выручки для последующей сдачи в обслуживающий банк, в организацию Министерства связи и информатизации Республики Беларусь либо работникам службы инкассации (при отсутствии должности главного (старшего) кассира).

Сроки сдачи выручки для уполномоченных лиц устанавливаются исходя из необходимости обеспечения сохранности наличных денег, но не реже одного раза в 7 календарных дней.
Вся выручка уполномоченных лиц (за исключением размера потребности в разменных наличных деньгах в случае его установления) сдается в порядке и сроки, установленные юридическим лицом, подразделением, индивидуальным предпринимателем, открывшим текущий (расчетный) банковский счет.

Юридические лица, подразделения, индивидуальные предприниматели, частные нотариусы выдают из своих касс наличные деньги, полученные в обслуживающем банке по чеку, в течение 3 рабочих дней (для сельскохозяйственных организаций, поселковых и сельских Советов депутатов, поселковых и сельских исполнительных комитетов — в течение 5 рабочих дней), включая день получения денег в обслуживающем банке.

После истечения этого срока (на 4-й и 6-й рабочий день соответственно) не использованные по назначению суммы наличных денег сдаются в обслуживающий банк (иной банк), работникам службы инкассации либо в организацию Министерства связи и информатизации Республики Беларусь.

Кассовые операции по приему и выдаче наличных денег оформляются первичной документацией, единой для всех. Прием наличных денег в кассы предприятий осуществляется с использованием кассовых суммирующих аппаратов или специальных компьютерных систем, которые должны быть зарегистрированы в налоговой инспекции. Если предприятия не используют указанную технику, то денежные средства принимаются по приходным кассовым ордерам; выдача - по расходным кассовым ордерам, платежным ведомостям с последующим наложением на них реквизитов расходного ордера либо приложением кассового ордера на общую сумму выплаченных наличных денег по платежной ведомости.

Выдача денежных средств под отчет на предстоящие расходы на цели, установленные законодательством, работникам юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса производится как наличными деньгами, так и с использованием корпоративных карточек на сроки, определяемые руководителем юридического лица, подразделения или лицом, им уполномоченным, индивидуальным предпринимателем, частным нотариусом, включая день выдачи (получения с корпоративной карточки) наличных денег под отчет:

— не более 3 рабочих дней — на расходы, производимые в месте нахождения юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса;

—не более 10 рабочих дней — на расходы, производимые вне места нахождения юридического лица, подразделения, индивидуального предпринимателя, частного нотариуса;

— до 30 рабочих дней — в сумме, не превышающей размера одной базовой величины, в целом по юридическому лицу, подразделению, у индивидуального предпринимателя, частного нотариуса.

Банки принимают наличные деньги для проведения платежей за товары (работы, услуги), а также по иным обязательственным правоотношениям с участием юридических лиц, их обособленных подразделений, индивидуальных предпринимателей и выдают наличные деньги на расчеты между юридическими лицами, их обособленными подразделениями, индивидуальными предпринимателями, физическими лицами в размере не более 300 базовых величин в течение одного дня каждому юридическому лицу, обособленному подразделению, индивидуальному предпринимателю, открывшим текущие (расчетные) счета.

Банки осуществляют текущий и (или) последующий контроль по указанным операциям в соответствии с законодательством в области предотвращения легализации доходов, полученных преступным путем, и финансирования террористической деятельности.

В случае возникновения у банков подозрений в том, что операции совершаются в целях легализации доходов, полученных преступным путем, и финансирования террористической деятельности, банки заполняют специальные формуляры регистрации финансовых операций, подлежащих особому контролю в соответствии с законодательством.

В сроки, установленные руководителем юридического лица, подразделения, но не реже одного раза в квартал, проводится внеплановая инвентаризация с полным полистным (поштучным) пересчетом наличных денег, находящихся в кассе.