Организация труда менеджеров и руководителей

Рациональная организация труда играет важную роль не только в производственной сфере, но и в сфере управления производственным коллективом. Работа персонала управления нуждается в совершенствовании.

Важнейшими направлениями организации труда менеджеров и руководителей являются:

- организация труда в аппарате управления (разделение труда; регламентация труда — установление и строгое соблюдение определенных правил, инструкций, нормативов; выбор методов работы);

- организация личного труда работника сферы управления (планирование и распределение рабочего времени, управление потоком посетителей, индивидуальный стиль работы, рациональное ведение корреспонденции и т. д.);
- организация рабочего места;

- организация использования средств вычислительной техники;

- самообразование.

Особое значение имеют использование и планирование рабочего времени и организация личного труда персонала управления. Культура управленческого труда характеризуется прежде всего культурой распределения своего рабочего времени.

Рациональная организация рабочего времени руководителя, специалиста требует учета всех выполняемых работ, систематического наблюдения за своим рабочим временем, изучения структуры затрат рабочего времени. Это дает возможность анализировать использование рабочего времени, составлять обоснованные планы личной работы.

При изучении структуры затрат рабочего времени могут быть использованы следующие методы:

- анкетный и устный опросы;
- фотография рабочего времени;
- самонаблюдение.

Для записи текущих дел при учете рабочего времени используются календари, записные книжки, дневники времени, специальные таблицы и формы. Проводить подобные исследования рекомендуется не менее 2-3 недель.

Классификационные группы затрат рабочего времени определяются в зависимости от выбранного критерия. Критериями могут быть:

- характер выполняемых работ;
- функции руководства;
- форма работы;
- методы выполнения управленческих операций.

По характеру выполняемых работ затраты рабочего времени могут быть сгруппированы следующим образом: служебно-коммуникационная, распорядительная, координационная, контрольно-оценочная, индивидуальная, творческая, вспомогательная работа, отдых и личные надобности.

По функциям руководства затраты времени могут быть сгруппированы следующим образом: планирование, организация, координация, стимулирование и контроль.

По формам работы можно выделить следующие группы: проведение совещаний, участие в совещаниях и встречах; работа, связанная с выполнением должностных обязанностей; работа с корреспонденцией; индивидуальные беседы с подчиненными; телефонные разговоры и др.
Соотношение затрат рабочего времени при выполнении управленческих операций отражает характер и стиль управленческой деятельности. Так, большие затраты рабочего времени на выполнение информационно-технических операций свидетельствует о недостаточном использовании средств вычислительной и оргтехники в практике управления. Большие затраты рабочего времени руководителем и специалистов на организационно-административные операции характеризуют неустойчивость системы управления.

Используя данные о структуре затрат рабочего времени, можно определить потери рабочего времени, установить пропорции расходования времени на получение необходимой информации, распределение заданий и передачу полномочий, проведение совещаний, телефонные разговоры и на другие вопросы. Можно определить причины неэффективного использования рабочего времени и разработать предложения по устранению его потерь.

Планированием должны быть охвачены все периоды: день, неделя, месяц, год. Эффективный метод планирования времени «Тайм менеджер» широко используется за рубежом и на крупных отечественных предприятиях для составления годовых, месячных, дневных планов.
Второй стороной организации труда руководителей является техника личной работы. Она основана на знаниях, умениях, навыках, методах, приемах, технических средствах, которые применяет персонал управления в практике повседневной работы при выполнении своих функций.

Не менее важной является организация своего рабочего места. Оборудование офиса современной эстетически красивой и экологически чистой мебелью создает представление о благополучии фирмы. На рабочем месте должны находиться только те предметы и средства, которые постоянно используются для решения управленческих задач. В конце рабочего дня стол должен быть абсолютно чистым в интересах соблюдения служебной тайны. Все технические средства для ручных и механических работ (ручки, скрепки, карандаши, ластики, скоросшиватели, линейки, ножницы и др.) лучше всего хранить в органайзере. Норма освещенности рабочего места должна быть 200 Лк, средняя температура 20 °С. Оптимальным вариантом является оборудование помещения кондиционером, при его отсутствии необходимо проветривать помещение.

Большую роль в совершенствовании техники личной работы играют система делопроизводства, организация информационной сети. Идея приспособить персональный компьютер в качестве инструмента личной эффективности менеджера и любого специалиста привела к созданию программного обеспечения для решения личных задач: календарного планирования, документооборота, справочника, калькулятора и др.

Выбор инструмента личной работы зависит от типа предприятия, финансовых возможностей, категории сотрудника.